Um dos grandes gargalos das empresas no processo logístico é o chamado BID de Transportes. É nesta etapa que indústrias e e-commerces contratam as transportadoras que serão responsáveis por levar seus produtos até o consumidor. Mais do que apenas fechar o contrato, o BID envolve etapas que iniciam no lance, enviado para diversas transportadoras, passando pelo levantamento das melhores ofertas, alinhamento de informações e, enfim, a contratação efetiva.

De acordo com a DATAFRETE, empresa especializada em soluções para automação da gestão logística de transporte, um processo do BID de Transporte tradicional pode levar 32 dias para ser concluído. Com a pressa cada vez mais evidente para a distribuição, a tecnologia vem se firmando como uma ferramenta essencial para acelerar o processo. “Quando a empresa automatiza o BID, pode contar com uma funcionalidade que chamamos de Simulação Acelerada. Através dessa ferramenta, muitas das etapas deixam de ser feitas manualmente, passando por uma varredura automática do sistema, comparando cenários de acordo com as propostas recebidas e, assim, elegendo o melhor fornecedor em cada caso”, explica André Vieira, especialista em logística  da empresa.

Cinco mil registros e cinco transportadoras em cerca de uma hora

Para se ter uma ideia do impacto que a automação traz para a logística no processo de BID, o especialista da DATAFRETE simularam um cenário em que são feitos cinco mil registros com cinco transportadoras diferentes.

Considerando um processo ideal, com informações básicas sobre a carga e as transportadoras, o tempo médio para um BID com cinco transportadoras tem as seguintes etapas e prazos:

Etapa 1 - edital de licitação: 1-2 dias: a empresa que precisa do serviço cria um documento que descreve suas necessidades, regras e informações básicas. Esse documento é enviado aos possíveis fornecedores do mercado.

Etapa 2 - RFI (Request for Information): 2-5 dias: as empresas interessadas em participar respondem com informações solicitadas pela empresa contratante para entender melhor suas capacidades e propostas..

Etapa 3 - RFQ ou RFP (Request for Quotation ou Request for Proposal): 2-5 dias: fase focada nos aspectos financeiros, onde as empresas concorrentes apresentam suas propostas comerciais com valores detalhados para o serviço solicitado.

Etapa 4 - simulação de cenários: 5-15 dias: fase para confecção de cenários para comparação das propostas e.

Etapa 5  - fechamento: 1-5 dias: negociação de termos e condições do serviço, elaboração e assinatura do contrato.

Tempo total estimado: 11-32 dias.

Com a simulação acelerada através do sistema de gestão logística da companhia, a DATAFRETE explica que o processo 3 deste cenário pode ser feito de forma automática, em cerca de uma hora. Portanto, há uma redução de pelo menos 48% no tempo de realização do BID.

“Neste mesmo cenário, foi demonstrado uma capacidade de redução de 12% sobre a conta frete, que em valores absolutos foram estimados em R$ 259 mil dentro de 12 meses, mantendo  ou reduzindo os prazos de entrega”. reforça André.

Impacto para além dos custos

Com a automação, mais do que reduzir o tempo e o trabalho operacional da gestão logística, as empresas ganham ainda em tempo e otimização de recursos. Entregas que poderiam levar semanas para serem concluídas passam a ter suas datas antecipadas. “Além disso, a automação proporciona um comparativo muito preciso, o que reduz custos em diversas etapas da logística. Temos clientes, por exemplo, que tiveram reduções de 13% nos custos de operações e 3% no valor do frete em si. Na soma, a operação torna-se eficiente em vários aspectos, dando à equipe mais tempo e estrutura para um trabalho estratégico”, finaliza.